Bid Specialist

Client :

Notre client est un prestataire de services exerçant ses activités tant en Belgique qu'à l'étranger.

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Description :

Objectif

Le bid expert est chargé de :

• Déceler tous les appels d'offre possibles, mettre en place et organiser une source d'informations composée de documents juridiques et administratifs + assurer le reporting.
• Gérer les appels d'offres : analyse, décision bid/no bid (soumission à l'appel d'offres ou non), révisions tarifaires, coordination entre les différents services. Assumer la responsabilité de la rentabilité de l'offre par rapport aux directives financières.
• Remettre des offres de qualité « gagnantes » dans les délais
• Soutenir les account managers auprès des clients dans une phase préliminaire (préalable à l'appel d'offres) et durant le processus de négociation et/ou de vente afin d'augmenter les chances de réussite 
• Conseiller l'organisation et les clients sur la façon de réagir aux appels d'offres publics 

Tâches Principales

• Déceler tous les appels d'offres possibles, mettre en place et organiser une source d'informations composée de documents juridiques et administratifs + assurer le reporting
  • Mettre en place une méthode permettant d'identifier tous les appels d'offres ayant trait aux produits et aux clients et de les transmettre aux account managers concernés, collecter toutes les informations complémentaires relatives à ces appels d'offres et discuter avec les parties concernées. 
  • Assurer un suivi actif de l' « expected tender list ».
  • Recueillir un feed-back sur la faisabilité et l'intérêt en ayant pour objectif de poursuivre et de gérer de façon optimale le processus d'appel d'offres.
  • Mettre en place une bibliothèque et une méthodologie de sorte que les documents juridiques et administratifs mis à jour et nécessaires aux appels d'offres soient toujours à disposition au sein de l'entreprise. Fournir un support aux account managers, aux PSS et solutions pour l'usage de la bibliothèque
  • Assurer le suivi, la communication et le reporting ayant trait au processus de soumission et à son résultat envers les Account managers, le management et d'autres parties prenantes.
• Gérer les appels d'offres : analyse, décision bid/no bid (soumission à l'appel d'offres ou non), révisions tarifaires, coordination entre les différents services.
  • Analyser l'appel d'offres, mettre en place une bid team et prendre la décision « bid/no bid » en collaboration avec la bid team. 
  • Mettre en place d'un plan d'offre déterminant les rôles et responsabilités de chacune des parties.
  • Superviser l'exécution de l'offre
  • Déterminer si un processus d'offre doit être lancé ou non.
  • Recueillir, structurer, contrôler et évaluer l'input de la bid team.
  • Assumer la responsabilité des risques, de la faisabilité et de la rentabilité de l'offre. Utiliser ses connaissances commerciales afin d'établir un business case précis et d'en évaluer les risques. 
  • Assurer le suivi des charges interentreprises entre les filiales et l'entreprise et les mettre en question. 
  • Discuter du business case avec le comité de validation.
• Soumettre des offres de qualité « gagnantes » dans les délais
  • Rédiger une offre de qualité dans les délais et répondant aux critères d'évaluation de sorte à nous procurer de grandes chances de réussite.
• Soutenir les account managers auprès des clients dans une phase préliminaire (préalable à l'appel d'offres) et durant le processus de négociation et/ou de vente afin d'augmenter les chances de réussite 
  • Accompagner les account managers chez les clients. Expliquer le contenu des spécifications de l'appel d'offre et des solutions. Interpréter les exigences du client et les traduire en un offre ciblée.
• Conseiller l'organisation et les clients sur la façon de réagir aux appels d'offres publics 
  • Veiller à apporter une réponse professionnelle aux questions des clients, des account managers, etc. portant sur les appels d'offres 
  • Assurer la cohérence en matière d'appels d'offres avec Legal, Regulatory et d'autres départements.
  • Donner des formations au sein de l'organisation. 

Expertise Technique

• Niveau de formation : Master
• Niveau d'expérience requis pour la fonction : 
  • Minimum 5 ans d'expérience dans une fonction opérationnelle ou commerciale, au sein d'une grande organisation, avec de préférence une expérience spécifique dans le domaine des processus d'appels d'offres/d'offres pour de grands projets/marchés.
• Connaissance des langues (en fonction du de la localisation du bureau) : connaissance solide en NL/FR/EN
• Connaissances techniques exigées pour assumer la fonction : 
  • Connaissance/expérience des procédures juridiques/administratives
  • Connaissance des produits d'entreprise et de ses filiales
  • Connaissance de la procédure d'achat, des tendances d'achat des clients
  • Avoir la fibre commerciale assortie des caractéristiques suivantes : capacité d'écoute vis-à-vis des clients, esprit d'analyse et de synthèse, aptitude à résoudre les problèmes, résistant au stress, polyvalent et méthodique, feeling commercial, affinités en matière d'analyses financières et de rédaction de business cases, aptitudes en gestion de projet et en planification, capacité à comprendre des solutions complexes et à les interpréter selon un point de vue commercial, aptitudes à la rédaction, perfectionniste, assertif, proactif.
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